TaxDome Lite (Chats): Envoyer manuellement
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TaxDome Les chats de vous permettent de communiquer en toute sécurité avec vos clients dans des fils de discussion en temps réel, comme Slacking ou envoyer des SMS. Utilisez nos fils de discussion pour planifier des rendez-vous ou demander aux clients des informations manquantes. De plus, configurez des rappels, joignez des fichiers dans des chats et plus encore.
- Chats
- Créer de nouveaux chats
- Mettre en place des rappels
- Joindre des documents dans les chats
- Inclure des vidéos dans les chats
- Ce que les clients voient lorsque vous envoyez des messages
Chats
Pour commencer à discuter avec un client, ouvrez l'onglet Communication et cliquez sur Nouveau chat ou allez dans la barre latérale gauche et cliquez simplement sur Chat . Les chats sont des fils de discussion sécurisés où vous communiquez avec les clients et les membres de l'équipe en temps réel. Les discussions sont soigneusement organisées à l'intérieur de chaque compte client, et vous pourrez toujours voir combien de messages restent non lus.
À propos des Chats :
- Les discussions se déroulent en temps réel.
- Les chats sont créés par une entreprise patron ou un client.
- Les chats sont un lieu sécurisé pour poser des questions et demander des fichiers.
- Les clients reçoivent des notifications sur les nouveaux chats et les questions en suspens.
- Lorsque les clients répondent à un message, créent un nouveau chat, apportent des modifications aux tâches du client ou téléchargent/joignent un document à un fil de discussion, vous recevez un e-mail et une notification dans votre Inbox+ .
- Vous pouvez configurer des rappels automatiques lorsqu'un client ne répond pas à un message.
- Une fois que vous avez tout ce dont vous avez besoin à partir d'un fil de discussion, archivez-le pour éviter le désordre.
- Pour envoyer des messages identiques à plusieurs clients, utilisez des modèles de message dans les chats.
- Utilisez @ avant le nom d'un membre de l'équipe pour attirer son attention dans un chat.
Note : Si vous essayez de quitter la page des Communication sans cliquer sur envoyer 
, vous verrez un avertissement. Cliquez sur Annuler dans la fenêtre contextuelle d'alerte, puis envoyez. Ne sélectionnez pas Empêcher cette page de générer d'autres boîtes de dialogue à moins que vous ne souhaitiez plus recevoir cette alerte.
Créer de nouveaux chats
Remarque : Vous ne pouvez pas envoyer de message à un client qui est hors ligne ; les clients doivent avoir un actif TaxDome compte, un connexion et un accès au portail pour utiliser la fonction C hat .
Il existe deux façons de commencer à discuter avec des clients :
Démarrer une conversation avec un client
Pour envoyer un message à un client, cliquez sur + NOUVEAU dans le menu latéral de gauche, sélectionnez Chat dans le menu déroulant, puis écrivez une note. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Nouveau chat dans la section Communication du profil du compte client.
Cliquez sur Créer une conversation . Le client reçoit automatiquement un e-mail notification du nouveau message.
Ci-dessous, découvrez les champs numérotés dans la fenêtre Nouveau chat :
1. À : Entrez le nom de la personne à laquelle le message est destiné.
2. Modèle : Sélectionnez un modèle pour un message fréquemment utilisé. Pour en savoir plus sur la création de modèles, rendez-vous ici . Sélectionnez un modèle uniquement lors de la création d'un nouveau message et non lorsque vous y répondez.
3. Objet : écrivez la ligne d'objet ici ; c'est ce qui sera affiché dans la liste de chat. Lorsque vous utilisez un modèle de message, il est automatiquement rempli.
4. Message : Composez un message en utilisant la mise en forme du texte, les emojis, les puces, les listes numérotées et les liens. Le message est automatiquement rempli lorsque vous utilisez un modèle.
5. Rappels : activez Rappels si vous souhaitez un rappel e-mail aller vers le client lorsqu'il ne répond pas dans un certain délai. Pour en savoir plus sur les rappels, voir ci- dessous .
6. Documents : joignez des fichiers depuis votre bureau ou TaxDome . Pour plus d'informations, voir ci- dessous .
7. Tâches client : ajoutez des listes de contrôle pour vos clients. Pour plus de détails, rendez-vous ici .
8. Créer une conversation : appuyez sur le bouton pour envoyer votre message au client. Sinon, cliquez sur Retour .
Envoyer un message à plusieurs clients
Si vous devez envoyer le même message à plusieurs clients, utilisez notre fonction d'envoi groupé de messages :
Allez dans Clients dans le menu latéral de gauche, cochez les cases à côté des clients auxquels vous souhaitez envoyer le message, cliquez sur Plus d'actions dans la barre de menus supérieure, puis cliquez sur Envoyer un message dans le menu déroulant. Sélectionnez un modèle de message ou rédigez un titre pour le message (facultatif), ajoutez votre texte, puis cliquez sur Créer des chats.
De plus, ajoutez des documents aux fils de discussion si nécessaire.
Mettre en place des rappels
Chaque fois que vous envoyez un message, une notification à ce sujet est envoyée. Tous les utilisateurs liés au compte qui ont activé Notify le reçoivent. Vous pouvez vérifier quels utilisateurs ont activé la notification en accédant à l'onglet Infos d'un compte client et en affichant la section Contacts .
Si les destinataires mettent trop de temps à effectuer l'action, vous avez deux options :
- Renvoyer manuellement une notification concernant le message.
- Configurez des rappels automatiques.
Renvoyer manuellement
Pour renvoyer manuellement un rappel, cliquez sur les trois points en haut à droite du fil de discussion, puis sélectionnez Renvoyer .
Voici ce qui se passe :
- Un e-mail supplémentaire est envoyé au client.
- Une notification pour l'élément d'action est déplacée en haut de la liste de tâches du client .
Configurer des rappels automatiques
Lors de la création d'un chat, activez Rappels si vous voulez un e-mail aller vers le client lorsqu'il ne répond pas dans un certain délai.
Voici comment configurer les rappels:
- Jours jusqu'au prochain rappel : par défaut, un rappel est envoyé trois jours après l'envoi de la notification de l'élément d'action au client, mais vous pouvez le modifier à votre guise.
- Nombre de rappels : par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez également le modifier selon vos préférences.
Activez ou désactivez les rappels à tout moment en accédant au fil de discussion. Les rappels concernent toujours le dernier message d'un fil de discussion.
Les rappels s'arrêtent quand...
- ...le client n'a pas répondu au message, mais le nombre défini de rappels a été envoyé.
- ...le client a répondu au dernier message du fil de discussion.
- ...vous avez archivé le fil de discussion.
- ... vous avez désactivé l'option Rappels .
Remarque : Si vous archivez un fil de discussion, puis que vous le rouvrez, l'option Rappels est activée comme si le message était nouveau.
Joindre des documents dans les chats
Une firme patron peut joindre des fichiers aux fils de discussion. Lorsque vous créez un chat ou même après, joignez des fichiers à partir de votre bureau ou d'un dossier de niveau supérieur avec Le client peut afficher 
ou Le client peut afficher et modifier 
.
Cliquez sur le lien Joindre des documents , puis sélectionnez une préférence :
- Attachement documents de TaxDome : Sélectionner De TaxDome, puis cliquez sur le dossier et choisissez les documents que vous souhaitez joindre, soit à partir d'un dossier de niveau supérieur avec Le client peut afficher
ou Le client peut afficher et modifier 
(vous ne pouvez pas joindre un fichier à partir d'un dossier de niveau supérieur avec un accès Privé 
). - Télécharger des documents depuis votre ordinateur : sélectionnez Depuis mon ordinateur , puis cliquez sur AJOUTER DES DOCUMENTS et localisez les fichiers que vous souhaitez télécharger depuis votre bureau. Pour plus de détails, rendez-vous ici .
- Téléchargement de dossiers : sélectionnez Depuis mon ordinateur,cliquez sur AJOUTER UN DOSSIER, puis choisissez le dossier. Pour plus de détails sur les dossiers, rendez-vous ici.
- Téléchargement de fichiers zip : sélectionnez Depuis mon ordinateur , cliquez sur AJOUTER DES DOCUMENTS , puis localisez le zip que vous souhaitez télécharger. Il se déballera automatiquement. Pour plus de détails sur les fichiers zip, rendez-vous ici .
). Les fichiers téléchargés sur les chats sont enregistrés dans un dossier de niveau supérieur avec un Le client peut afficher accès, vous devez donc en avoir au moins un.
Lorsqu'un client ou un autre membre de l'équipe télécharge un document, vous recevez une notification dans Inbox+ et aussi à l'intérieur du fil de discussion.
Inclure des vidéos dans les chats
Vous souhaitez ajouter du visuel à vos messages aux clients ? Incluez des clips Loom, Vimeo, YouTube et Google Drive lorsqu'il est plus facile de montrer que de dire. Cliquez sur l'icône vidéo dans la barre d'outils de mise en forme du texte, puis collez un lien dans la fenêtre contextuelle Incorporer la vidéo .
Votre client verra la vidéo dans le fil de discussion.
Ce que les clients voient lorsque vous envoyez des messages
Un client consulte et répond à un fil de discussion que vous lui avez envoyé en cliquant sur la notification sur son tableau de bord, en cliquant sur le lien dans le e-mail notification ou aller à la section Communication de leur portail. Les tâches client sont également affichées dans les notifications.
Si vous souhaitez voir TaxDome du côté du client, afficher la vue en lecture seule de leur portail.
